想提升工作效率，就別再做這七件事

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簡體傳統

原文出處： medium 譯文出處： inside - elaine。

試想一位小公司老板每日孜孜不倦地工作，為何不能從為數眾多的競爭者脫穎而出？

一位創業家可以不眠不休一天工作24 小時，整整一周不休假。然而，時間有限，且競爭者卻永遠可以投入更多錢與心力，讓競爭更劇烈。那么，為什么某些小型新創公司可以完成許多大型企業無法完成的事情呢？

Instagram──只有13 名員工卻被Facebook 用幾十億買下的公司。
Snapchat──只有30 名員工卻拒絕科技巨人Facebook、Google 的并購交易。

它們的成功部分來自于幸運──其余則是因為效率。

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成功的關鍵不是努力工作，而是用聰明的方式工作。

有效率并不是指良好的時間管理，而是──管理您的精力。人們都需要學習如何花費最少的精力能夠得到最大效益。

要提升生產力，下面這些事情絕對要避免：

一、停止加班，提升效率！

1926年，福特汽車工業亨利福特（Henry Ford）執行了一項實驗發現有趣的結果：當把一日的工時從10 小時降到8 小時，從一周工作6 天減少至一周5 天，人們的生產力將會提高（注一）。

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當您工作得越多，不論是短期或長期而言，您的效率、生產力都會降低。 1980 年由The Business Roundtable 的一篇研究〈Scheduled Overtime Effect on Construction Projects〉指出（注二）：

當每周工作時間超過60 小時，并持續超過兩個月，生產力下降的累積效應將使完工日期推遲，而人數相同但每周只工作40 小時的團隊執行同樣工作，甚至還會更早完工。

在AlterNet的一篇文章中，Sara Robinson回顧美軍執行的一項研究，這項發現「每晚都減少1小時睡眠，持續一周，將導致認知功能退化，等同于喝酒使血液酒精濃度升高至0.10 。

當個人過于勞累，使其以比平常還要負面的角度看事情，導致普遍地心情低落。比心情更重要的是，其思維往往伴隨著減少「主動思考與行動」──包括控制沖動、自我感覺良好、同情他人與情緒智力──的意愿（注三）。

維持高程度的生產力，避免讓自己過度工作并睡眠充足很重要。下次您思想為何工作缺乏生產力，原因很簡單，您有可能缺乏睡眠。

二、不要太常說「yes」

根據80/20 法則（Pareto Principle），20% 的努力創造80% 的成果，20% 的成果消耗80% 的時間。不是努力工作，我們應該把注意力放在創造80% 的結果并放棄其余的。我們應該把更多時間放在最重要的任務。我們應該停止對低效能與無效能的任務說：「好的，我來做」。

「成功的人」與「非常成功的人」之間的差異在于，非常成功的人對幾乎所有的事情都說不。
— Warren Buffet

激發一個問題：什么事情要說yes，什么事情說no？如果您不能想出某些值得花時間的地方，就考慮作個小測試找出答案：追蹤您作的所有事情，可能的話持續優化處理的過程。

通常人們說「yes」的頻率比實際上應該的次數還要多，因為說「yes」比說「no」要簡單太多，沒有想要當壞人。

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2012 研究發表在Journal of Consumer Research，研究者將120 個學生分成兩組。一組被訓練為說「我不能（I can’t）」，然而其他被訓練為「我不要（I don’t）」。結果很有趣：

對自己說「我不能吃X」的學生，61% 都會選擇吃巧克力糖，同時，對自己說「我不要吃X」的學生，只有36 % 會選擇吃巧克力糖。光是簡單的詞匯替換，就能顯著增加人們選擇更健康食品的機率。（延伸閱讀：拒當YES MAN，說「不」讓生活更美好。）

三、停止什么都事必躬親，讓其他人幫忙

在我職涯的某個點，我管理一個非常大的社群，而我無法處理得很好。我試圖每一件事情都自己來。我疲倦不堪，但社群最終接管我的職責并自行治理。因此我也學習到社群的力量，以及為什么品牌需要使用者創造的內容（user-generated content）。

消費者知道他們想要什么，以及他們想要如何讓它更好，更甚于任何行銷人員。根據Octoly ，一支使用者自制影片的觀看次數要比品牌自制影片多上十倍。當尋找關于一個特定品牌的資訊，超過半數（51 %）的美國人相信使用者自制內容大過于品牌官網（16%）與媒體報導（14 %），對行銷人員來說，尋求社群的幫忙至關重要。

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除此之外，當您需要時，很重要地是愿意求助，讓其他人來幫您。因為這樣可以讓您有更多時間將焦點放在更重要的任務上。

大多數的時候，即使您的朋友不能幫助您提升生產力。光是陪在您身邊就足夠，研究證實：分心的人在其他人也在場的情況，盡管那些人沒有協助或指導，也可以完成更多的工作事項。

四、停止完美主義

Dalhousie University心理學教授Simon Sherry博士Simon Sherry執行一項完美主義與生產力的研究，她指出：我們發現完美主義是絆倒教授的研究生產力的大石頭。完美主義傾向越高的教授就越沒有效率。

當一位完美主義者有以下問題：

他們在一項花費的時間比任務要求所花費的時間還多。
他們會拖延并等到最佳的時刻。在企業中，如果這是最完美的時刻，就代表已經太遲了。
他們過度聚焦在細節，反而忽略整體。

五、停止作重復的事情，并使它自動化

根據一項Tethy Solutions的研究，一個5人團隊分別花3%、20%、25%、30%與70%的時間處理相同的事情，導入工作自動化軟體兩個月后，分別將處理重復事情的時間降至3%、10%、15%、15% 與10%。

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人們時常忘記時間就是金錢，因此經常土法煉鋼地處理事情，因為這樣比較容易，且不需要花費心力研究。假設您辦了一個Instagram 活動，號召網友上傳的照片總數只有30 張，您可以手動一張一張處理。但如果總共有從5個不同平臺上傳的30000張照片與影片時，您就需要一個好的數位管理系統了（例如Filemobile ）。