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　　《檔案管理》2006年第1期刊載了我國文件運動理論研究的著名學者何嘉蓀教授的《也談文件運動理論中的幾個基本概念》一文（以下簡稱何文），筆者閱后受益匪淺，但同時也有一些話語要表達。
　　1 關于線性、線性運動及線性運動過程
　　“線”和“線性”是幾何學上的基本概念。“線”是指“一個點任意移動所構成的圖形，有長，但沒有寬和厚”，具體可分為直線和曲線兩種。雖然有時我們也把直線作為曲線的一個特例來看待，但直線與曲線還是明顯不同的。而“線性”是一個專用概念，它是專門用于描述直線特性的一個名詞概念，曲線不具有線性特征。因此，線性與直線對應，并且是一一對應的關系，我們描述一個函數是否是一個線性函數，就是觀察其在一個平面坐標系中所繪制出的圖形是否是一條直線。如果是一條直線，那它就是一個線性函數：否則就是非線性函數，如一個應變量y與一個自變量x之間構成了一個函數y=ax+b，其中a和b為常數，則該函數就是一個線性函數。因為它在平面坐標中繪出的圖形是一條直線，而函數y=ax[2]+bx+c就是一個非線性函數。因為它在平面坐標系中繪制出的圖形不是一條直線，而是一條曲線，具體為一條拋物線，所以在描述文件運動的具體特性時，我們應該清楚線性運動就是指直線運動，而且必須是指直線運動，其他形式的非直線運動或說曲線運動，不管是平面的還是立體的，都不能用線性二字來描述。因為只有直線運動才具有線性特征。由于直線是單向的和連續的，因此，線性運動只能按部就班地逐個前行，沒有也不應該有其他的開展方式，既不會跳躍，也不會回流，更不能轉彎。至于螺旋式和曲線式的運動形式顯然不屬于線性運動情形，而是屬于線運動情形。所以，線性運動與線運動是有相當區別的。所謂的文件線性運動過程就是指文件線性運動經歷的路徑所構成的圖形，可見，線性運動的過程必然是一條直線。
　　并且，筆者認為，文件生命周期理論所揭示和描述的文件運動就是線性運動，是所有文件所共同擁有的文件運動的基本形式。這就是文件縱向運動。因為文件縱向運動是單向的，運動過程是一條直線，區別在于不同文件所能經歷的文件縱向運動過程的直線長短可能不同而已。進一步研究發現，文件縱向運動與文件橫向運動均屬文件線性運動，因為文件橫向運動是一個新的文件縱向運動的開始，其運動軌跡同樣為一條直線。
　　而從何文來看，如果筆者沒有曲解的話，他所認為的線性運動，可以是指直線運動，也可以是指曲線運動。他指出：“當然，這種線性運動并非直線式的，更確切的形態實際上是如鄒吉輝同志描述的那種螺旋式上升運動。”筆者認為，對于這種線性運動的認識觀應該予以糾正，因為線性是一個具有約定俗成含義的專用名詞概念，我們應該按照這種規定來使用，不可隨意。
　　2 關于文件橫向運動論基本觀點簡介的問題
　　何文引用了筆者在《檔案管理》2004年第1期上發表的“必須正視文件生命周期理論的局限性”一文中的大幅內容作為對筆者文件橫向運動論的基本觀點進行簡介（具體內容筆者在此不再敘述，讀者可參閱何文或筆者發表的該文）。在此需要指出的是，這是對筆者文件橫向運動論基本觀點的完全誤解，其實，何文所引用的是筆者關于文件縱向運動論的一些思想和觀點。因為筆者明確指出，文件生命周期理論并未揭示和描述文件運動的全部，它只揭示和描述了所有文件所共同擁有的文件運動形式，這就是文件縱向運動，但文件運動決不僅限于此。此外，還客觀存在著文件橫向運動等，只不過，這些文件運動形式并不是所有文件都擁有而已。而所謂文件橫向運動是指文件在橫跨兩個先后開展的、不同的且又相關的社會實踐活動間所能發生的運動情形，具體表現為：出于A活動開展需要而形成的文件又在B活動的開展中呈現出現行價值，即A活動的文件同時又能推動B活動的開展，成為B活動的現行文件，這樣的文件我們就說它不僅擁有縱向運動，而且還擁有橫向運動。因此，筆者認為，文件橫向運動發生的必要條件是A、B兩個活動的開展過程擁有相同的要求，不論這種要求是客觀的，還是主觀的，如果一份文件內含這一要求，則該文件自然既能用于推動A活動的開展，呈現出現行價值（不管是當前還是曾經），又能在B活動的開展中呈現出現行價值，于是，文件便在A、B兩個活動間發生了橫向運動。可見，筆者所指的文件縱向運動與文件橫向運動是有相當區別的，不能替代，不能互換。
　　3 關于現行文件的真實歷史記錄性
　　是的，從嚴格意義上講，正如何文所言：現行文件也是真實的歷史記錄，這是“任何人都無法懷疑的”，甚至“一些尚未正式成文的草稿”也是真實的歷史記錄，因為歷史指的就是過去的時和事。嚴格地說，我們此刻說或寫之前的不管過去多長或多短的事都已是歷史，文件或草稿真實地記錄了它們的草擬過程，真實地記錄和反映了“文件制作者意欲表達的思想和觀點”。
　　何文據此認為：現行文件同樣也已具備了作為檔案必須具備的基本屬性：“真實的歷史記錄”，這一屬性并不能用于區分現行文件與檔案的標準，如果有必要的話，這份還沒有經過現行期或者現行期還沒有結束的文件，仍然可以作為“真實的歷史記錄”而“躍過現行階段”歸檔保存，將其認作檔案。可筆者認為，何文據此進行的推測值得商榷。
　　3.1 如果認為現行文件也是一種真實的歷史記錄，那么，只要我們把任意一種內容的信息材料 （不管目前它對我們而言是資料、情報或圖書等）抄寫一篇后，它就成了一種真實的歷史記錄。因為這種材料真實地記錄和反映了我們的抄寫過程和抄寫內容，這顯然是我們難以接受的。
　　3.2 如果認為現行文件也是一種真實的歷史記錄而可認作檔案，那么，必然就會得出“檔案可以編造”的結論。而檔案是絕不能編造的，這是世界范圍內放之四海而皆準的原則。檔案是社會實踐活動的伴生物，絕不能編造而成，沒有相應社會實踐活動的開展，也就不可能有相應的檔案形成，文件形成的目的絕不是為了形成文件或檔案。
　　3.3 如果認為現行文件可以作為“真實的歷史記錄”而“躍過現行階段”歸檔保存，將其認作檔案，那么，所有的現行文件一經生成便都可認為是一種真實的歷史記錄，因而所有的現行文件的運動都應能夠產生跳躍現象，而不應是部分現行文件。這顯然與客觀事實不符。筆者認為，所有的現行文件一經生成后，它的縱向運動必須按部就班地逐個前行，沒有也不能產生跳躍。
　　3.4 如果認為現行文件也是一種真實的歷史記錄而可認作檔案，那么，目前存在的各種假文憑、假證書便也可認作檔案保存。因為假文憑、假證書雖假，但它們也有特定的制作過程，它們也是其特定制作過程真實的歷史記錄。這同樣是令人難以接受的。沒有嚴格合法的入學考試、錄取過程、學習經歷和完成學業的各項證明是不應該有文憑這樣一種真實的歷史記錄產生的。文憑是學習經歷和學業完成的證明性文件，沒有學習經歷及學業的完成而制作文憑就是在非法地編造歷史記錄，其實，假文憑、假證書的“假”字含義就在于此。
　　3.5 我國檔案學者陳兆祦教授早就明確指出：“這些現行文件，還沒有成為歷史記錄，稱為檔案并不確切。”[1]可見，作為檔案確實必須具備真實的歷史記錄這一基本屬性，但如果認為現行文件也是一種真實的歷史記錄而可認作檔案，這與目前我國檔案界大多數學者的觀點不相吻合。
　　一方面，從嚴格意義上講，現行文件作為一種真實的歷史記錄不容懷疑；另一方面，如果簡單地認為現行文件也是一種真實的歷史記錄而可認作檔案，就會出現種種令人難以接受的結論。問題的根源在哪里？筆者認為，現行文件作為一種真實的歷史記錄與半現行文件和非現行文件作為一種真實的歷史記錄是有本質區別的，或者說現行文件作為一種真實的歷史記錄與檔案作為一種真實的歷史記錄是有本質區別的。以筆者之見，我們還是應該堅守檔案作為一種真實的歷史記錄，同時拋棄現行文件作為一種真實的歷史記錄的觀念。其實，認為現行文件不是一種歷史記錄，這不僅與檔案界大多數學者的觀點相吻合，也是十分合理的。這就是現行文件不具有檔案那樣的真實的歷史記錄，我想這也正是陳兆祦教授觀點的本質所在（具體詳細的論述另文著述）。
　　所以，筆者依然認為，真實的歷史記錄和具有一定的保存價值是現行文件轉化為檔案的兩個重要條件，也是它們之間的兩項區分標準。至于歸檔保存，筆者反而不以為然，因為這涉及到文件是否是檔案究竟應由文件的內在決定還是由文件的外在決定的問題。
　　4 關于文件運動是否是物理運動的問題
　　關于文件運動是否能跳躍與回流的問題，筆者與何教授的觀點確實完全不同。他認為文件運動能跳躍與回流，而我則堅持認為文件運動是不能跳躍與回流的。對此何文認為：“我與吳品才同志的分歧在于他把文件運動理解為一種物理運動，由于時光不能倒流和跳躍前行，這種運動當然無法跳躍和逆向前行。”對此，我要說明的是，筆者從來都沒有把文件運動理解為是一種物理運動，相反，筆者歷來認為，文件運動不是指有形的物質運動，即不是指文件的移交、保存地點的變化等的位移運動，而是指由于文件能夠呈現價值或說由于文件擁有生命而導致的抽象的無形的運動形式，是概念性的。文件如果始終不移交、保存地點一直不變，即文件始終不發生位移，但文件依舊可按自身規律運動。并且筆者進一步指出：如果說文件運動就是指文件客體的物理運動，那么，我們就可得出下列結論：頻繁地移動文件、改變文件的存放地點就會導致文件具有強大的生命力，或者說文件價值的呈現是由文件客體的位置變化所導致的，甚至可以說，喪失生命的文件由于它的物理運動而能起死回生，重獲生命，重新擁有價值，重新具有繼續保存的必要，這些顯然都是十分荒謬的結論。這些思想在筆者2005年《檔案管理》第1期上發表的《文件運動理論研究中的幾個概念》一文和2002年由檔案出版社出版的《文件縱橫運動論》專著中都有明確的說明。
　　5 關于文件橫向運動的一點說明
　　在文件生命運動的全過程中，許多文件可以呈現出多種不同類型的價值，且這些不同的價值類型常按一定的順序先后顯現，由此導致文件運動向縱深方向不斷發展，這就形成了文件縱向運動。文件生命周期理論描述的正是這樣一種文件運動情形。但也有的文件在其生命運動過程中價值類型顯現出了特殊情況，除正常的順序先后顯現外，“已經顯現了后面位置價值（或者性質）的文件，又重新顯現本來排在前面位置的價值（性質）。”顯然，同何教授一樣，筆者也注意到了這樣一種客觀存在的現象，但在如何進行科學解釋的問題上我們出現了很大分歧。
　　何教授認為用文件橫向運動理論來解釋：“也有道理，并非不可以，”但他同時又認為：“其實都屬于橫向運動，那樣的話，就不存在文件的縱向運動了！”因而“在對文件運動軌跡進行界定時，只能更抽象地跳開它所依托的具體的社會實踐活動看問題，亦即只能忽略不計它究竟是在A社會活動、還是B社會活動中起作用的問題。也就是說，不需要糾纏于它的運動是縱向還是橫向的問題，”一句話，他反對將文件運動分為縱向運動和橫向運動的做法，反對將文件運動與它所依托的具體的社會實踐活動聯系起來進行考察的方法，他認為應該用文件運動能回流的觀點來解釋。
　　而筆者則力主采用文件橫向運動理論來解釋這一現象，指出此時這種文件不僅展示出了一般文件所擁有的縱向運動，而且發生了橫向運動，具體表現為A活動的文件（除半現行和非現行外，其實現行的也可以）轉化為了現實的B活動的現行文件，如果是A活動的半現行或非現行文件轉化成了現實的B活動的現行文件，那么，就是發生了“已經顯現了后面位置價值（或者性質）的文件，又重新顯現本來排在前面位置的價值（性質）。”在這種現象中，就文件本體而言是同一的，前后呈現出的價值類型也是同一的，但同一類型的現行價值的作用對象卻已發生了變化，A活動在當時現行文件的推動下已結束，已永遠成為歷史。因此，這樣的文件現在不可能再成為A活動的現行文件，來推動A活動的開展，事實上現在是在推動現實的B活動的開展，即為 B活動的現行文件。從這個意義上說，文件運動本質上是不可逆的，即不能發生回流，對文件本體而言，是它再次呈現出了現行價值。其實，由于橫向運動是新的縱向運動的開始，對B活動的新的縱向運動而言，與A活動一樣，現行價值同樣是排在前面位置的價值類型。我們把文件運動與它所依托的具體的社會實踐活動聯系起來進行考察，把文件整體運動情形分解為縱向運動和橫向運動后就顯示出了較大的優越性，它能幫助我們認清事物現象背后的本質，而不會被事物的現象搞亂我們的思維。
　　6 關于憑證價值與半現行文件的對應關系問題
　　由于筆者認為，歷史記錄不是可以造出來的，而應是社會實踐活動開展的伴生物，現行文件還不是一種歷史記錄，因而，現行文件也就沒有憑證價值可言，現實情形也歷來如此。國際檔案理事會電子文件委員會在《電子文件管理指南》中明確指出：“文件是由機構或個人在其活動的開始、進行和結束過程中所產生或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動提供憑證的內容、背景和結構所組成，而不管其形式和載體如何。”這一文件定義無疑是精辟的，但我們并不能由此得出：“憑證性是一切文件都必然具備的最基本的屬性”的結論。筆者以為，這一文件定義告訴我們，文件形成時，尤其是電子文件形成時，文件信息必須完備，應由內容、背景和結構三部分信息所組成，三者缺一不可；每一部分也不能殘缺不全，只有這樣，文件才能在將來發揮出強有力的憑證價值。可見，完備的信息是文件將來能夠呈現出憑證價值的有力支撐和保證，但這顯然是針對文件成為半現行文件后而言的，不應是對現行文件來說的，也就是針對文件成為真實的歷史記錄后的情形。
　　至于戴維·比爾曼的專著《電子證據》名稱的由來，筆者同樣認為，他的目的就是為了將來使這些電子文件能夠作為有力的證據而必須構建一個保障體系。計算機系統中確實有不少電子信息并不是檔案學意義上的文件，它們無論是現在還是將來都不能作為機構業務活動的證據，但即使是檔案學意義上的電子文件，我們在管理時也不能僅關心文件內容本身。為了讓電子文件將來能作為電子證據呈現出無可置疑的、強有力的憑證價值，我們必須首先始終確保這些電子文件內容信息的真實可靠。筆者以為，他以《電子證據》為書名，就是為了強調這一點。如果我們不能確保電子文件內容信息的始終真實可靠，那么，電子文件將來也便不能成為電子證據，不具有法律效力，電子文件的重要性也就會大大降低。所以，我認為戴維·比爾曼并沒有把“文件”與“證據”看作同義詞，他給我們指出的是讓“電子文件”將來能夠成為“電子證據”時我們必須要做好的工作。正是抓住了這一問題的關鍵，所以，他為我們明確提出：電子證據乃是當代機構文件管理戰略，文件的“結構數據和背景數據是電子文件之所以具有憑證性的關鍵要素”。[2]
　　至于A活動的半現行文件轉化為B活動的現行文件的情形，雖然這種文件能夠呈現出憑證價值，但那是針對A活動而言的。因為它能用于查實當時A活動的各種情形，而對B活動來說，它仍只能呈現出現行價值，不能呈現出憑證價值，因為它正在指導B活動的開展，還不是B活動真實的歷史記錄。
　　另外，何文還認為，作為歷史檔案的非現行文件也有憑證價值。對此筆者要明確指出，正如大多數國內外檔案學者認識的那樣，文件的半現行期和非現行期常有交叉現象發生，因此，所謂非現行文件也呈現出憑證價值的問題其實仍是半現行文件呈現出的價值類型。
　　那么，憑證價值是否有可能也屬于第二價值呢？筆者認為，不可能。因為憑證價值是“在一定時期內（不會是無限期的）由于各種權利、義務和責任等問題而需要發揮的價值，”而只有形成者或形成單位才會涉及到這樣的問題，所以它只屬于第一價值。至于第二價值，則是指文件相對于形成者或形成單位之外的廣大用戶而呈現出的價值，不可能涉及權利、義務和責任等問題，所以不會也無需呈現憑證價值。至于何文所舉的為解決中印之間領土爭端而出具的所謂歷史檔案發揮憑證價值的問題，一方面，為領土主權問題而出具的檔案所發揮的價值當然是憑證價值，另一方面，這實為半現行文件所發揮的價值，并且為第一價值。因為，雖然這些文件的形成者早已過去，但它為爭取權利而代表的國家仍在，這就是說文件的形成單位仍在，因此，這種憑證價值當然仍是第一價值。我們知道，一個機構或單位在其歷史過程中的某一個人或某一團隊雖然可能由于這樣或那樣的原因而不在位甚至根本就不存在了，但繼任者應該而且可以有繼承權。正如何文自己所言的，公布這些檔案“主要是為了提供歷史憑證和法律證據……從而證明我國應該具有的權利！”而不是用來證明清朝政府和北洋政府應具有的權利。
　　總之，筆者認為，現行文件和非現行文件都不具有憑證價值，只有半現行文件才能呈現出憑證價值，憑證價值與半現行文件間存在一一對應的關系。
　　7 關于科學理解半現行文件概念問題
　　筆者深知，國內檔案界至今還有部分學者對“半現行文件”概念持否定態度，何教授、劉東斌和林清澄便是其中的典型代表。他們的共同特點是，反對將文件劃分為現行文件、半現行文件和非現行文件的做法，主張將文件現行期結束后的運動過程一律作為非現行期看待，將現行期過后的文件一律作為非現行文件來處理。總之，他們反對或否定設立“半現行文件”概念。然在如何看待“半現行文件”概念問題的態度上，筆者一直持肯定觀點，且先后有不少專門論述。
　　其實，同何教授一樣，筆者也贊同巴斯克斯教授為文件現行性和現行期所下的定義，所不同的是，我并不認為因此就不能接受“半現行文件”概念，問題的關鍵在于對“半現行性”應有科學的理解。我們知道，“半現行”表示的是介于“現行”和“非現行”之間的一種中間性、過渡性的狀態，由于這種文件運動狀態的客觀存在及其介于“現行”和“非現行”之間的中間性、過渡性特征，因此，我們采用了科學研究中的通行做法，用“半現行”一詞來表示。可見，“半現行”絕不是指“現行”的一半。“半現行文件”呈現的價值類型也絕不是指“現行價值”的一半。“半現行文件”呈現的價值雖仍為第一價值，但已完全不同于現行價值，然而在我國檔案界有人卻認為：“機關、團體、企業事業單位和其他組織及個人沒有‘半現行活動’，也就無‘半現行文件’可言；機關、團體、企業事業單位和其他組織及個人的現行活動對文件不存在半用半不用的情況，從而決定了不會有什么‘半現行文件’”。這顯然是不了解“半現行”的出處，對“半現行”和“半現行文件”從純文字字面上的一種徹底誤解。
　　至于用文件利用頻率來判斷文件所處運動階段的問題，筆者認為，這在本質上同我的觀點是一致的。因為處于現行期的現行文件呈現出現行價值，在推動現實社會實踐活動的開展過程中發揮出依據作用，利用頻率通常極高，是最為活躍的文件；現行期過后的文件首先能呈現出憑證價值，此時文件利用頻率已大為降低，遠不及現行文件。正如何文所言，通常是“文件在裝盒保管后每盒的月利用率不超過一次”，此為半活躍文件。可見，半活躍文件就是指這種處于半現行期呈現出憑證價值的半現行文件；之后，當文件運動進入非現行期，成為非現行文件后，它的利用頻率總體上會更低，是最不活躍的文件，為非活躍文件，因此，非現行文件就是指非活躍文件。
檔案管理鄭州22～25G7檔案學吳品才20072007
吳品才 蘇州大學社會學院檔案系
作者：檔案管理鄭州22～25G7檔案學吳品才20072007

網載 2013-09-10 21:36:02

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