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　　近年來，西方國家檔案學界掀起了研究文件連續體理論的熱潮，認為該理論提倡的管理模式更適合應用于所有類型文件（包括檔案在內）的管理，尤其適用于電子文件管理。與此同時，倡導該理論的學者還附帶批評了文件生命周期模式，否定它對電子文件管理的適用性。
　　其實，文件生命周期理論只是文件運動理論的一個組成部分，僅僅將文件生命周期理論與文件連續體理論進行比較研究并不夠，應該借鑒文件連續體理論，對整個文件運動理論做更進一步的全面探索。為此，我們將會同我們的研究生逐步推出系列論文在這方面進行努力。本文為開篇之作，主要說明文件連續體理論并未否定文件生命周期理論。
　　　　一、中國版的文件生命周期理論
　　對源起于澳大利亞的文件連續體理論，中國人民大學檔案學院的安小米副教授已經做了比較詳細的介紹（注：安小米：《文件連續體模式及其對電子文件最優化管理的啟示》，《辦公自動化系統與電子檔案管理國際學術會議文集》（何嘉蓀主編），浙江大學出版社，2003,105-132；《檔案學通訊》，2002(3):52-55。）；最近，該校黃霄羽副教授的文章（注：黃霄羽：《文件生命周期理論在電子時代的修正與發展》，《檔案學研究》，2003(1)。）也談到了這個問題。根據她們的介紹，也根據閱讀澳大利亞學者論著原文后的體會，我們認為文件連續體理論的特點和重點在于從管理角度研究問題。它以文件的“形成(Create)、捕獲(Capture)、組織(Organize)、合成(Pluralize)”四個管理步驟為主線，在一個多元時空的范圍內，運用立體的、多維的研究方法，全方位地考察文件從最小保管單位直到組成最大保管單位的運動和管理過程，研究文件保管形式與業務活動和業務環境的互動。因而更確切地說，它描述的主要是文件管理規律和管理模式，同時也涉及了文件自身的運動規律問題。
　　那么它是否已經全面否定了文件生命周期理論呢？我們認為在回答問題以前，首先有必要了解：在西方檔案界對文件生命周期有多種解讀。其中占主導地位的理論觀點也主要把“文件生命周期”解釋為是對文件管理現象的描述，把分階段管理文件和檔案館檔案理解為“文件生命周期模式”。
　　然而，西方檔案界的學術觀點在傳入中國的過程中，得到了中國學者的發展。中國學者率先明確地將其稱為理論，認為它主要是對文件線性運動規律而不是管理模式的科學描述，并且將其主要內容概括為三個要點，那就是“第一，文件從形成到最后消亡或永久保存，或者說從現行文件到歷史檔案是一個完整的生命過程，即文件的運動具有整體性的特點；第二，文件在全部生命過程中先后表現出不同的作用和價值，使其整個生命周期可以區分為不同的運動階段，即文件的運動具有階段性的特點；第三，文件運動過程中各種因素之間存在著特定的內在聯系，故在不同的運動階段中，應根據文件的不同特點，采用適宜的存放和管理方法。”（注：何嘉蓀、傅榮校：《文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基礎理論》，《北京：中國檔案出版社》，1999。）（注：何嘉蓀：《文件生命周期理論及對我們的啟示》，《檔案學通訊》，1991(6),1992(1)；傅榮校：《文件生命周期理論研究》，《檔案》，1994(1),1994(4)。）
　　應該說，對上述第二點內容，西方檔案界有不少學者表達比較明確；對我們所說的第一點和第三點的內容則表達相對比較模糊，它們基本上是中國學者根據西方學者不太系統的論述，概括總結出來的。比如，第一點中“文件的運動具有整體性的特點”，就是我們中國學者明確提出來的；西方學者則只對“文件從形成到最后消亡或永久保存是一個完整的生命過程”有比較明確的表達。又如第三點中，“文件運動過程中各種因素之間存在著特定的內在聯系”是我們中國學者提出來的；至于“不同的運動階段中，應根據文件的不同特點，采用適宜的存放和管理方法”，在西方學者中只有阿根廷的巴斯克斯教授有比較明確的表述（提出了“就近管理”原則），其他學者的表述相對比較含混（注：Vàzquez,Manuel.Estudiao del Ciclo Vital de los Documentos.Còrdoba,Argentina:La Universidad Nacional de Còrdoba,1987）。其實，即使是第二點中對“根據文件價值劃分文件運動階段”的問題，西方學者的表述也僅僅停留在如何劃分的問題上，至于為什么要根據價值劃分，以及“文件運動的動力”、“文件價值實際上是文件運動到一定階段的標志”則是何嘉蓀提出來的，西方學者對此幾乎毫無研究。
　　這也就可以解釋，為什么西方學者會認為文件連續體理論已經全面否定了文件生命周期理論。可以想像，如果像許多西方學者所認為的那樣，文件生命周期理論也僅僅是一種“分階段管理文件和檔案”的模式，那么它當然應該被徹底否定，因為在真正科學的電子文件管理系統中，已經無法明確區分“文件”和“檔案”，更無法明確區分“文件管理”和“檔案管理”兩個階段。
　　但是，如果根據傳入中國后已經得到我們中國學者發展的新文件生命周期理論，則很難得出它已經被文件連續體理論全面否定的結論。因為很明顯，新文件生命周期理論中的“文件的運動具有整體性的特點”和“文件運動過程中各種因素之間存在著特定的內在聯系”等觀點，是與文件連續體理論表達的基本思想完全一致的；甚至可以說，我們中國檔案學者早在上個世紀80年代就已經明確提出的“文件管理與檔案管理一體化”，與文件連續體理論要求的“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”（注：澳大利亞國家標準As 4390.Standards Australia（AS4390:1996,第4.22條），轉引自安小米：《文件連續體模式及其對電子文件最優化管理的啟示》，《辦公自動化系統與電子檔案管理國際學術會議文集》（何嘉蓀主編），浙江大學出版社，2003,105-132；《檔案學通訊》，2002(3):52-55。）也比較類似；尤其是包括筆者在內的部分中國學者倡導的“不再明確區分文件與檔案的一體化管理模式”，更可以說是中國版本的“文件連續體”。又比如，首先創制文件連續體模型的澳大利亞學者厄普沃德(Upward)實際上把所有的“檔案管理”都看作是“文件管理”的組成部分。為此他認為“檔案學是關于文件保管知識組織的根基。這一知識是可以修訂的，就其在過去、現在和未來的運用而言，是可以組織和可以探究的”（注：Upward,F.Structuring the Records Continuum part One:Post-custodial Principles and Properties. Archives and Manuscripts.1996,25(1):275～277）。我們認為他的這個觀點與陳兆＠①、何嘉蓀等中國學者推動的對文件學、文件運動規律的研究，也是相通的。
　　當然，即使以新文件生命周期理論與文件連續體理論相比較，它也存在明顯的缺陷，因為它僅僅是從單一維度對文件自身線性運動規律的研究。對整個文件運動規律而言，這種研究當然是不全面的。因而筆者之一于1995年在我國首次鄭重提出，必須深化對文件運動規律的研究（注：何嘉蓀.《深化對文件運動規律的研究》，《檔案學研究》，1995(2):1-2。），也就是要求對文件運動理論作全方位的探索。何嘉蓀與傅榮校合著的《文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基礎理論》就是這樣一種探索的初步成果，它可以說是我國第一部有關文件運動理論的專著。不言而喻，該成果還非常粗淺。比如何嘉蓀后來與潘連根合作提出的文件的逆向和跳躍運動問題就沒有包括在內；更加重要的是，在完整、全面、立體顯示理論構想方面，亦即在多維角度研究方面還存在較大問題。正因為如此，在借鑒文件連續體理論的基礎上，與之相結合進一步全面深化對整個文件運動理論的研究很有必要。
　　　　二、哲學基礎問題
　　有人認為文件生命周期理論已經過時，其理由中很重要的一點是認為其哲學基礎已經過時、落后了。
　　西方學者認為文件連續體理論的哲學基礎是后現代主義，尤其是吉登斯的結構化理論（注：Upward,F.Structuring the Records Continuum part One:Post-custodial Principles and Properties. Archives and Manuscripts.1996,25(1):275～277）。中國人民大學檔案學院的張寧、張曉、迪莉婭等檔案學博士生、碩士生著文對此進行了介紹，并且認為何嘉蓀等中國學者對文件運動問題研究的哲學基礎是主體與客體互相對立的“二元論”，還根據吉登斯的結構化理論質疑這種“二元論”的正確性（注：張寧：《文件連續體理論之比較研究》，《21世紀的社會記憶——中國首屆檔案學博士論壇論文集》，《北京：中國人民大學出版社》，2001,15-22。）（注：迪莉婭：《從后現代主義看文件連續體理論與后保管模式》，《山西檔案》，2003,(2):12-13。）（注：張曉、張長海：《論文件生命周期理論的局限性》，《檔案管理》，2002,(4):8-10。）。
　　然而，文件運動理論（包括文件生命周期理論在內）的哲學基礎，并不是所謂“二元論”，而是辯證唯物主義一元論。文件運動理論的本體論基礎是一元唯物論，即認為客觀物質（文件）是第一性的、而主觀精神（人的認識）是第二性的，客觀存在決定主觀認識，主觀通過客觀而起作用，客觀物質與主觀精神之間是對立統一關系；在認識論上，文件運動理論的基礎是辯證唯物主義認識論，也就是認為主體與客體之間是對立統一關系，主體通過客體而起作用，客體對主體也有反作用。主觀與客觀的矛盾運動和主體與客體的價值互動推動認識不斷發展。
　　檔案學是一門社會科學，作為一門科學，檔案學應該而且必須建立在客觀實在的基礎上并具備可實證性這一科學的共同屬性，這種基礎就是客觀存在的文件。不能把檔案學的基礎建立在“帶有反思性的存在”上。
　　在一定程度上受吉登斯學說影響而建立的文件連續體理論，固然具有參考價值，但要注意吉登斯學說是一種社會學理論而不是哲學理論。這種社會學理論雖然受后現代主義思潮影響，但卻不是后現代主義的產物，因為吉登斯學說的兩大基石——結構化與現代性——恰好是后現代主義極力反對的特征。吉登斯學說立論基點有兩個，一是對已往經典社會學理論的梳理與批判性反思；二是對現代社會變遷的認識與研究，他認為“社會學是關于現代社會的理論”，并不是說“后現代”。
　　文件連續體理論與吉登斯學說的關系，核心只在借鑒了結構化理念和現代社會氛圍。作為一種檔案學基礎理論，我們認為文件連續體理論的哲學基礎實際上也并非是其倡導者所認為的后現代主義，而是現代西方哲學。
　　我們并不反對借鑒國內外的新興哲學思想，包括后現代主義。雖然建設性的后現代主義提出的反對個人中心主義、反對人類中心主義等思想對倡導尊重他人、保護生態環境具有現實意義，但值得指出的是：以否定、超越西方近現代主流文化的理論基礎、思維方式、價值取向為基本特征并充滿“話語”、“文本”、“解構”、“顛覆”等“時髦術語”的激進性的后現代主義卻不可取用，其突出問題表現在拒斥本體論、反基礎主義、反本質主義、反理性主義，消解思維與存在對立統一的原則，否定一切真理性認識的存在，否定唯物主義傳統，認為現象背后無本質，歷史之中無規律，因而在世界觀上推崇以主觀性、相對性為特征的唯心主義，在人文精神的價值取向上導致放逐理想、躲避崇高、消解責任、無正義、無道德、無進取、享樂當時、游戲人生的態度，這是消極頹廢、極其有害的（注：趙光武：《怎樣認識后現代主義哲學》，《求是》，2002(8)。）。檔案學無論如何不能建立在“人人皆話語，個個談文本，解構不離手，顛覆不離口”的哲學基礎上。
　　中西方傳統哲學文化的特點都是重視中心、維系結構、尊重歷史等，而激進性的后現代主義則反其道而行之，以逆向思維分析方法極力推崇邊緣、平俗、解構、非理性、歷史斷裂等等，雖然它能提醒我們對于社會生活和文化生活中非主流方面的注意，提示我們在分析社會生活、文化生活時要辯證地看待理性與非理性、中心與邊緣、崇高與平俗、結構與解構、連續與斷裂等關系，但在哲學根本認識上卻具有矯枉過正、走向極端的片面性，不宜作為包括檔案學在內的任何現代科學的哲學基礎。
　　　　三、電子文件運動仍然具有階段性
　　西方學者提出的文件連續體理論更加豐富了、也更加堅定了我們對文件運動規律的認識，我們認為其基本精神與文件生命周期理論并不矛盾。比如厄普沃德指出“文件概念包含具有可持續價值的文件，可持續價值強調文件對事務處理，憑證和記憶的作用，這一價值觀念統一了文件檔案化及其保存的方法，不管文件是保存一剎那還是保存千年。”（注：Upward,F.Structuring the Records Continuum part One:Post-custodial Principles and Properties. Archives and Manuscripts.1996,25(1):275～277）很顯然，“具有持續價值的文件”就是“檔案”。筆者認為這一觀點與何嘉蓀在檔案概念上的主張就是相通的。
　　但是對于英國學者費林(Flynn)所概括的“文件可以在多個背景和用途的范圍內同時存在或積累，而非一定要按人為劃分的生命周期階段的時間順序運動或積累；文件的運動過程可以同時發生在其存在的任何時空點上，甚至超前于文件的產生。”（注：安小米：《文件連續體模式及其對電子文件最優化管理的啟示》，《辦公自動化系統與電子檔案管理國際學術會議文集》（何嘉蓀主編），浙江大學出版社，2003,105-132；《檔案學通訊》，2002(3):52-55。）則有分辨的必要。
　　首先，文件運動階段并非是人為劃定的，而是文件運動客觀規律的自然顯示。
　　應用辯證唯物主義研究文件價值和文件運動就可以發現，文件價值在文件整個生命過程中必定周期性、規律性地起著變化。這使得文件的運動隨之也出現了規律性、周期性的變化，顯示出一定的階段性。這一點對電子文件同樣是適用的。電子文件與傳統載體文件相比有許多不同的特性，但這并未能改變電子文件的社會屬性。它在從孕育、形成、成長、直至銷毀或永久保存的整體運動過程中，先后對人們所具有的價值以及所發揮的作用同樣是有差異的。這種差異性，使得文件的運動過程表現出一定的階段性，也是不言而喻的。故根據文件價值劃分運動階段，完全是文件自身特點的表露，有堅實的理論為其基石。
　　不過，在西方檔案界，確實有不少學者對文件運動階段的劃分明顯是人為的，比如有的根據文件保管者或者保管位置、有的則根據文件利用率。筆者以為，也許正是因為西方國家中存在著這樣一種違反科學規律的、人為劃分文件運動階段的觀點，文件連續體理論倡導者才會提出：反對文件“按人為劃分的生命周期階段的時間順序運動或積累”。
　　其次，電子文件的價值變化依然遵從著與普通載體文件同樣的規律。
　　不容置疑，對網絡狀態下的電子文件而言，由于傳輸方便且速度驚人，時間空間對它們的限制幾乎可以忽略不計。正因為如此，文件連續體理論認為：電子文件由于可以同時在不同的地點、場合發揮不同的作用，故而其運動并非呈線性前行狀態，而是多點、多維、反復、不斷進行的，已經無法為之劃分明確的運動階段。
　　然而我們認為，這只是電子文件運動的表象。事實上，不論電子文件、還是普通載體文件，都同樣可以因為在任何時候同時被各種社會主體拿去在各種社會活動中利用，故能同時在不同的地點、場合發揮不同的作用，“可以在多個背景和用途的范圍內同時存在或積累”，這樣做的條件僅僅在于文件的第一價值主體不反對（或認可、甚至主動促進）或者無法阻止這種利用。
　　在分析上述現象時，主要應該觀察文件的利用是否構成了文件的運動和是否應該包括在文件運動的生命周期之內。這里有幾種不同的情況值得關注。
　　我們都知道，對文件的利用按利用主體的不同可以歸納為兩大類型：一種是文件制作者和法定接受者（第一價值主體）對文件的利用；另一種則是社會上其他用戶（第二價值主體）對文件的利用。其中只有當文件處于孕育形成期和現行期時，文件第一價值主體對文件的利用（孕育期用來計劃行將進行的活動；現行期用作進行職能活動的指令或者依據等……）才屬于形成文件的社會活動過程不可分割的組成部分。
　　其他情況下對文件的利用（不論是第二價值主體，還是第一價值主體對文件的利用），實際上都是在進行其他各種社會活動時發生的，并非形成目前這份文件的社會活動過程不可分割的組成部分。這里面又可以分兩種：一種是對文件的利用（不論是第二價值主體，還是第一價值主體對文件的利用），導致產生了新的文件；另一種則沒有導致產生新的文件。如果是前者，就開始了新的文件的新一輪運動周期，就不能包括在本次運動周期之內了。我們想，這也許就是西方學者所謂的“文件的運動過程可以同時發生在其存在的任何時空點上”吧？如果是后者，我們認為它并沒有跳出本次文件運動的周期之外。
　　但是，在這種（進行其他社會活動時利用本份文件，又）沒有導致產生新文件的情況之中，又可以分作兩種情況：一種是文件都僅僅用做參考或者憑證；另一種則是文件又重新用作指令、依據等現行活動（當然是新的社會活動）的工具，起現行文件的作用，又具有現行價值。這就是筆者之一與潘連根共同論述過的、文件的逆向運動。
　　蘇州大學的吳品才副教授著書質疑筆者的逆向說（注：吳品才：《文件縱橫運動論》，北京：中國檔案出版社，2002。），其主要理由是“時間不能倒流”，故文件只能向前運動或作橫向運動。筆者認為，他的著作值得一讀，予人不少啟示。但是，關于這個問題筆者則有不同想法：文件運動并非一定要與時間概念掛鉤，它就像社會發展階段可以從社會主義社會倒退到資本主義社會一樣，完全可以根據社會主體的利用意志而逆向運動回到現行狀態，也可以跳躍運動。當然，我們這里所講的逆向運動僅僅是針對運動階段性質而言的。如果從其已經是另一項新的、后續進行的社會活動的組成部分而言，也可以將這種文件運動看做是又回到現行階段的螺旋式上升運動。
　　對電子文件而言，由于傳輸和利用更加方便、快捷，實現這種逆向運動或者螺旋式運動以及跳躍式運動的可能性得到了極大的增加。所以，從表面上看，文件確實可以如上述英國學者費林所言“可以在多個背景和用途的范圍內同時存在或積累”，“文件的運動過程可以同時發生在其存在的任何時空點上”。然而實際上，文件運動的主流依然如故。就是說在上述文件運動表象之下，電子文件的價值仍然按照我們曾經描述過的那樣規律性地發生著變化，文件運動階段因此依然存在。只不過這種變化比普通載體文件更加容易、速度大大加快，導致運動階段之間的界限有時不太明顯而已。
　　但是現在更加重要的問題在于，對電子文件而言科學描述其運動階段是否仍然有指導實踐的現實意義？
　　　　四、劃分運動階段仍有重要意義
　　筆者認為為電子文件劃分運動階段的目的是正確描述文件運動規律，并非要求采用區別文件與檔案階段分別管理電子文件的模式。有人可能會問，既然不要求采用明確區別文件與檔案階段分別管理的模式，那么為電子文件運動劃分階段還有意義嗎？筆者認為這是確定無疑的，因為正如馮惠玲教授所說“電子文件在每一階段因其特定功能和價值形態而具有不同的服務對象和服務方式”（注：馮惠玲：《電子文件管理教程》，北京：中國人民大學出版社，2001,6-6。）。
　　誠然，她還同時認為，與普通載體文件不同“電子文件的階段性與其物理位置、保存場所沒有對應關系”。根據電子文件的特點，這當然是正確的。但是，與此同時筆者認為也應該強調指出：電子文件的運動階段仍然與管理、維護它的社會主體之間存在對應關系。
　　電子文件雖然可以存放在任何物理位置、保存在任何場所，但是它必定需要一個管理維護它的社會主體。電子文件的易變性、易逝性決定了必須隨時注意維護它的真實性。只有如此，電子文件才有可能用作證據。因此，確保電子文件的真實性并且隨時能夠為之提供證明，成了電子文件管理的最大課題，也是電子文件對我們人類的最大挑戰。
　　正因為如此，對電子文件實行嚴密的全程管理是電子文件管理的最重要原則。現在的問題是，這種對文件整個生命周期的全程管理，是自始至終都由電子文件的形成機構担負全責呢，還是由不同的社會主體機構根據文件的運動階段分責進行維護管理呢？
　　純粹從技術層面而言，電子文件永久保存在本形成機構內仍然能滿足全社會的利用需求，因而電子文件完全可以分散儲存在其原形成機構內，從頭到尾連續一致地管理下去，而不必再像過去一樣移交給檔案館集中保存。這就是對電子文件的分布式管理模式，在澳大利亞它在一定程度上得到了推崇。這也許是文件連續體理論首先在澳大利亞萌芽、發展的重要原因之一。
　　但是，電子文件的原形成者能夠永久担負維護電子文件真實性、完整性、可讀性的責任嗎？隨著時間的推移，電子文件的第一價值會越來越小直至蕩然無存。在這種時候，文件的原形成者仍然會愿意耗費巨大的財力、人力和精力來維護管理對他們已經沒有任何直接價值（但是具有社會價值）的電子文件嗎？筆者非常懷疑！我們認為，對電子文件的永久保存而言，有鑒于上述原因根本不可能采用絕對的分布式保管模式。更佳的模式只能是分布式與集中式相結合：第一價值占主導地位時，電子文件維護管理責任的承担可以考慮以采用分布式方案為主；第二價值占主導地位時，維護管理責任的承担則基本上應該采用相對集中式。而這也就意味著，人們應該依據自己的社會角色，按照文件的運動階段依次承担文件的維護管理責任。歸根結底，電子文件的運動階段仍然與管理、維護它的社會主體之間存在對應關系，這是文件運動客觀規律決定的。
　　　　五、小結
　　綜上所述，文件連續體理論具有豐富的內容值得我們重視和全面研究。它不可能全面否定已經由中國學者加以發展的新文件生命周期理論。然而，文件生命周期理論描述的并非文件運動規律的全部。為此，我們將在借鑒文件連續體理論的基礎上，會同我們的研究生逐步推出系列文章對文件運動理論進行全方位、多維度的研究。
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檔案學通訊京60～64G7檔案學何嘉蓀/葉鷹20032003文件連續體理論否定了某些西方版的文件生命周期模式，卻不可能否定中國版的文件生命周期理論。本文討論了兩種理論的哲學基礎，指出電子文件運動仍然具有階段性，與管理、維護電子文件的社會主體之間存在對應關系；認為可以借鑒文件連續體理論，對建立包括文件生命周期理論在內的全新的文件運動理論進行全面探索。本文為導引之作。文件生命周期/文件連續體/文件運動本文系國家自然科學基金資助項目70273055研究成果之一。何嘉蓀：浙江大學信息資源管理研究所所長，檔案學教授；浙江大學信息資源管理研究所　　葉鷹：浙江大學信息資源管理研究所副所長，哲學博士，情報學教授。浙江大學信息資源管理研究所 作者：檔案學通訊京60～64G7檔案學何嘉蓀/葉鷹20032003文件連續體理論否定了某些西方版的文件生命周期模式，卻不可能否定中國版的文件生命周期理論。本文討論了兩種理論的哲學基礎，指出電子文件運動仍然具有階段性，與管理、維護電子文件的社會主體之間存在對應關系；認為可以借鑒文件連續體理論，對建立包括文件生命周期理論在內的全新的文件運動理論進行全面探索。本文為導引之作。文件生命周期/文件連續體/文件運動本文系國家自然科學基金資助項目70273055研究成果之一。

網載 2013-09-10 21:36:03

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